Privacy Notice
Welsh Government collecting data for the Wales Investment Summit 2025
In line with UK General Data Protection Regulations (UK GDPR) this privacy notice sets out how we collect and use your information. This privacy notice outlines that your personal data will be processed fairly and lawfully and in a transparent manner.
Lawful basis for processing
The Welsh Government will be the data controller for any personal data you have provided in relation to the Wales Investment Summit 2025. The information will be processed as part of our public task and the official authority vested in us to undertake the core role and functions of the Welsh Government.
What personal data we will collect and process
Personal data is defined under the UK General Data Protection Regulation (UK GDPR) as ‘any information relating to an identifiable person who can be directly or indirectly identified by reference to an identifier’.
For the Wales Investment Summit 2025 we will collect the following personal data:
• Name
• Job title
• Company / Organisation
• Contact Details (Email Address, Postal Address and Phone Number)
• Accessibility requirements*
• Dietary requirements*
* Accessibility and dietary requirements are optional, processed by consent and will be deleted after the event.
How we keep your data secure
Personal data provided to Welsh Government is held on secure servers within the UK, and for this Wales Investment Summit 2025 a secure folder has been created that has access restricted only to the immediate staff members. Your contact details and any personal data you choose to provide will be stored in this restricted folder.
The Welsh Government has procedures to deal with any suspected data security breaches. If a suspected breach occurs, the Welsh Government will notify you and any applicable regulator where we are legally required to do so.
Who will have access to your data
The Welsh Government may share your personal data with the following organisations:
• The International Convention Centre Wales (Celtic Collection) *
• Celtic Manor Resort (Celtic Collection) *
• An Appointed Event Management Agency**
*Venue and Accommodation for the Wales Investment Summit 2025.
**To support event delivery.
Welsh Government support service teams and its system technical administrators who support the IT system. System technical administrators will not use your details in any way.
After the event we may contact you to request your permission to use your business details for marketing activities. The Welsh Government will not use your data without your consent for this particular purpose.
How long your details are kept for
Your personal and special data will be retained on secure Welsh Government IT systems until 7 years after the event, after which time it will be securely destroyed. We may delete the information sooner if it is no longer being used.
Your individual rights
Under data protection legislation, you have the right:
• to be informed of the personal data Welsh Government holds about you and to access it.
• to require us to rectify inaccuracies in that data.
• to (in certain circumstances) object to or restrict processing.
• for (in certain circumstances) your data to be ‘erased’.
• to (in certain circumstances) data portability.
• to lodge a complaint with the Information Commissioner’s Office (ICO) who is our independent regulator for data protection.
Should you have any queries regarding this privacy notice please contact the Wales Investment Summit Team at walesinvestmentsummit2025@gov.wales
For further details about the information the Welsh Government holds and its use, or if you want to exercise your rights using the UK General Data Protection Regulation, please contact:
Data Protection Officer
Welsh Government
Cathays Park
Cardiff
CF10 3NQ
Email: dataprotectionofficer@gov.wales
The contact details for the Information Commissioner’s Office are:
Customer Contact
Wycliffe House
Water Lane
Wilmslow
Cheshire
SK9 5AF
Telephone: 0303 123 1113
Website: www.ico.org.uk
Hysbysiad Preifatrwydd
Mae Llywodraeth Cymru yn casglu data ar gyfer Uwchgynhadledd Buddsoddi Cymru 2025
Yn unol â Rheoliadau Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data (GDPR y DU) mae'r hysbysiad preifatrwydd hwn yn esbonio sut y byddwn yn casglu ac yn defnyddio'ch gwybodaeth. Mae'r hysbysiad preifatrwydd hwn yn sicrhau y bydd eich data personol yn cael eu prosesu mewn modd teg, cyfreithlon a thryloyw.
Sail gyfreithiol ar gyfer prosesu
Llywodraeth Cymru fydd yn rheoli unrhyw ddata personol a ddarperir gennych yng nghyswllt Uwchgynhadledd Buddsoddi Cymru 2025. Byddwn ni'n prosesu'r wybodaeth fel rhan o'n tasg gyhoeddus a'r awdurdod swyddogol a freiniwyd ynom i gyflawni rôl a swyddogaethau craidd Llywodraeth Cymru.
Pa ddata personol y byddwn yn eu casglu a'u prosesu?
Diffinnir data personol o dan Reoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data (GDPR y DU) fel unrhyw wybodaeth sy'n ymwneud â pherson y gellir ei defnyddio i adnabod y person hwnnw yn uniongyrchol neu'n anuniongyrchol, drwy gyfeirio at elfen adnabod.
Ar gyfer Uwchgynhadledd Buddsoddi Cymru 2025 byddwn yn casglu'r data personol canlynol:
• Enw
• Teitl swydd
• Cwmni/Sefydliad
• Manylion cyswllt (cyfeiriad e-bost, cyfeiriad post a rhif ffôn)
• Gofynion hygyrchedd*
• Gofynion deietegol*
*Mae'r wybodaeth a roddir ynghylch hygyrchedd a deiet yn ddewisol, yn cael ei phrosesu trwy ganiatâd a bydd yn cael ei dileu ar ôl y digwyddiad.
Sut rydym yn cadw eich data yn ddiogel
Bydd data personol a roddir i Lywodraeth Cymru yn cael eu cadw ar weinyddion diogel yn y DU. Mae ffolder wedi’i chreu ar gyfer Uwchgynhadledd Buddsoddi Cymru 2025 a dim ond y staff sy’n ymwneud yn uniongyrchol â’r prosiect hwn sy'n cael ei gweld. Bydd eich manylion cyswllt ac unrhyw ddata personol y byddwch wedi dewis eu rhoi inni yn cael eu cadw yn y ffolder hon.
Mae gan Lywodraeth Cymru weithdrefnau i'w dilyn os amheuir bod y rheolau diogelwch data wedi'u torri. Os amheuir bod rheol diogelwch data wedi'i thorri, bydd Llywodraeth Cymru yn rhoi gwybod ichi ac unrhyw reoleiddiwr perthnasol pan fo’n ofynnol inni wneud hynny yn ôl y gyfraith.
Pwy fydd yn cael gweld eich data:
Caiff Llywodraeth Cymru rannu’ch data personol gyda'r sefydliadau canlynol:
• Canolfan Confensiwn Ryngwladol Cymru (y Celtic Collection) *
• Celtic Manor Resort (y Celtic Collection) *
• Yr Asiantaeth Rheoli Digwyddiadau fydd wedi'i phenodi**
*Lleoliad a llety Uwchgynhadledd Buddsoddi Cymru 2025.
**I helpu i gynnal y digwyddiad.
Timau cymorth gwasanaethau Llywodraeth Cymru a'r gweinyddwyr technegol sy'n cefnogi'r system TG. Ni fydd y gweinyddwyr technegol yn defnyddio'ch manylion mewn unrhyw ffordd.
Efallai y byddwn yn cysylltu â chi i ofyn am eich caniatâd i ddefnyddio manylion eich busnes at ddibenion marchnata. Ni fydd Llywodraeth Cymru yn defnyddio'ch data heb eich caniatâd at y diben penodol hwn.
Am ba hyd rydyn ni'n cadw'ch manylion
Bydd eich data personol ac arbennig yn cael eu cadw ar systemau TG diogel Llywodraeth Cymru am 7 mlynedd ar ôl y digwyddiad. Ar ôl hynny caiff eu dinistrio'n ddiogel. Efallai y byddwn ni'n dileu'r wybodaeth cyn hynny os nad yw'n cael ei defnyddio mwyach.
Eich hawliau fel unigolyn
O dan y ddeddfwriaeth diogelu data, mae gennych yr hawl:
• i wybod am y data personol y mae Llywodraeth Cymru yn eu cadw amdanoch, a’u gweld
• i fynnu ein bod yn cywiro gwallau yn y data hynny
• (o dan rai amgylchiadau) i wrthwynebu prosesu neu gyfyngu ar brosesu
• i’ch data gael eu ‘dileu’ (o dan rai amgylchiadau)
• (o dan rai amgylchiadau) i gludadwyedd data
• i gyflwyno cwyn i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO), sef ein rheoleiddiwr annibynnol ar gyfer diogelu data.
Os oes gennych unrhyw ymholiadau am yr hysbysiad preifatrwydd hwn, cysylltwch â Thîm Uwchgynhadledd Buddsoddi Cymru yn walesinvestmentsummit2025@gov.wales
I gael rhagor o fanylion am yr wybodaeth y mae Llywodraeth Cymru yn ei chadw ac am y defnydd a wneir ohoni, neu os ydych am arfer eich hawliau o dan Reoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data, cysylltwch â:
Swyddog Diogelu Data
Llywodraeth Cymru
Parc Cathays
Caerdydd
CF10 3NQ
E-bost: Swyddogdiogeludata@llyw.cymru
Dyma fanylion cyswllt Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth:
Cyswllt Cwsmeriaid
Wycliffe House
Water Lane
Wilmslow
Cheshire
SK9 5AF
Rhif Ffôn: 0303 123 1113
Gwefan: www.ico.org.uk